U okviru Javnog poziva za organizacije civilnog društva/nevladine organizacije za predaju prijedloga projekata koji se organizuje u sklopu projekta „Regionalni program lokalne demokratije na Zapadnom Balkanu“ (ReLOaD) u saradnji sa Općinom Kakanj, 16.09.2019. godine u trajanju od 12.00 do 13.00 sati održan je prvi od četiri planirana mentorska sastanka za zainteresovane predstavnike i predstavnice organizacija civilnog društva (OCD).
Prvi termin mentorskog sastanka je najavljen u oglasu za javni poziv objavljenom u novinama kao i na zvaničnoj internet stranici Općini Kakanjhttps://kakanj.gov.ba/v5/javi-poziv/te Razvojnog programa Ujedinjenih nacija (www.undp.org). Dodatno, kako bi se osiguralo da su OCD obaviještene o mentorskoj sesiji, Općina Kakanj je uputila poziv za učešće na mentorskom sastanaku koji je objavljen na službenoj internet stranici Općine Kakanj.
Sastanku su, pored mentorice i predstavnice Općine, prisustvovale ukupno 2 osobe (1 muškarac, 1 žena), predstavnici dvije OCD. Na početku mentorskog sastanka učesnicima je pojašnjena uloga mentora/ice, naglašavajući da je jedina uloga mentora/ice da ukaže na greške, te ne učestvuje u rješavanju istih. Mentor/ica nema mandat da se direktno uključuje u izradu projektnog prijedloga, te u cilju osiguranja i primjene transparentnog pristupa realizacija mentorstva po principu „jedan na jedan“ nije dozvoljena, tačnije prisustvo mentora i jednog predstavnika/ce jedne OCD nije moguće. U toku trajanja javnog poziva, planirana su maksimalno četiri mentorska sastanka, a sve u zavisnosti od interesa predstavnika i predstavnica OCD.
U prvom dijelu mentorskog susreta fokus je stavljen na kratku prezentaciju iskustava iz prošlogodišnjeg javnog poziva. Mentorica je naglasila važnost dosljedne pripreme dokumentacije (propisanih unificiranih formata) za predaju projektnih prijedloga, te da je neophodno da osnovni dokumenti budu u međusobnoj korelaciji i logičkoj vezi (logička matrica-plan aktivnosti-budžet- i aplikaciona forma). Istaknuto je da je neophodno koristiti iste termine/formulacije u svim dokumentima koji sačinjavaju kompletan prijedlog projekta i da je preporučeno koristiti što manje skraćenica u tekstu i učiniti prijedlog projekta čitkim, razumljivim i lakim za čitati. Naglašeno je da razvijanje jedne projektne ideje treba raditi u timu te da treba započeti pripremu projektnih prijedloga i dokumentacije pravovremeno, kako bi u toku trajanja javnog poziva, učešćem na mentorskim sesijama mogli riješavati eventualne dileme.
U drugom dijelu mentorske sesije, nakon kratke prezentacije, predstavnik OCD je predstavio svoju projektnu ideju i postavio par pitanja.
Prvo pitanje se odnosilo na saglasnost za aktivnosti koje će se provesti u osnovnim školama- šta uradili ukoliko je OCD pokrenula proces traženja saglasnosti u nadležnom kantonalnom Ministarstvu, a nisu sigurni da li će dobiti saglasnost do kraja trajanja javnog poziva. Odgovor je da je neophodna saglasnost nadležnog kantonalnog Ministarstva ukoliko se aktivnosti sprovode tokom nastave, a ukoliko se sprovode van nastave onda je dovoljno odobrenje direktora škole. Takođe je naglašeno da, ukoliko ne dobije OCD saglasnost do roka za predaju projektnih prijedloga, potrebno je priložiti dokaz da su predali zahtjev i navesti prethodna iskustva OCD u traženju sličnih saglasnosti (ukoliko ih je OCD imala) kako bi se dokazala vjerovatnoća za dobijenja tražene saglasnosti.
Drugo pitanja se odnosilo na dilemu oko ciljne grupe i opisa problema kod ciljne grupe. Odgovor mentorice je bio da sve aktivnosti moraju biti u korelaciji i logičkoj vezi sa razultatima i ciljevima, a samim tim i sa ciljnom grupom te opisom problema ciljne grupe. Naglašeno je da je potrebno precizno opisati ciljnu grupu i rezultate koje će projekat imati za njih, te povezati sve to sa tematskim (prioritetnim) oblastima javnog poziva i promjenama koje će projekt ostvariti u lokalnoj zajednici.
Treće pitanje se odnosilo na saradnike projekta – ko može biti saradnik a ko partner. Odgovor je bio da aplikanti mogu aplicirati samostalno ili u partnerstvu sa drugim organizacijama civilnog društva/nevladinim organizacijama. Partneri na projektu mogu biti: samo druge organizacije civilnog društva/nevladine organizacije. Partneri aplikanta učestvuju u kreiranju i implementaciji projekta, ista pravila se primjenjuju za partnerske organizacije kao i za troškove nosioca projekta (aplikanta). Partnerske organizacije moraju zadovoljiti iste uslove podobnosti kao i aplikant. Ako aplicira u partnerstvu, “Aplikant,” će biti vodeća organizacija, a ako bude izabran, kao ugovorna strana (“Korisnik”), snositi će u potpunosti pravne i finansijske odgovornosti za izvršenje projekta.
Izjava o partnerstvu mora biti ispravno ispunjena i poslana zajedno s prijavom.
Izjava o partnerstvu ne mora biti u preporučenom formatu, ali treba sadržavati sve detalje o svim uključenim OCD-ima i partnerskom sporazumu koji određuje prirodu suradnje. Preporučuje se korištenje obrasca izjave o partnerstvu u Aneksu 9.
Saradnici mogu biti druge organizacije i/ili institucije koje su neophodne kako bi se osigurala uspješna realizacija projekta i koji mogu biti uključeni u projekat (škole, vrtići, muzeji i sl.) Ovakve organizacije, institucije i mogu dati doprinos u realizaciji projektnih aktivnosti, ali ne mogu biti korisnici sredstava koja se dodjeljuju putem ovog javnog poziva.
Jedno od pitanja se odnosilo na dostavljanje dodatne dokumentacije za projektni prijedlog, konkretno mora li statut organizacije koja je aplikant biti skeniran i dostavljen u e-formi. Odgovor je bio da je sve pojašnjeno oko predaje dokumentacije u Smjernicama, te da kopije priložene dodatne dokumentacije nije potrebno ovjeravati osim Rješenja o registraciji. Dokumentacija koju je aplikat priložio tokom javnog poziva se neće vraćati na zahtjev. Uz navedeno neophodno je dostaviti i jedan jasno označeni elektronski primjerak (CD ili USB) obavezne i dodatne dokumentacije. Što znači da i statut organizacije mora biti skeniran i dostavljen u e-formi.
Naglašeno je da sva pitanja u vezi sa javnim pozivom se mogu postaviti putem e-mail adrese: registry.ba@undp.org sa naznakom za ReLOaD projekat. Pitanja se mogu postavljati do 4. oktobra 2019. godine. Odgovori na upite će biti dostavljeni u pisanoj formi unutar tri radna dana od primanja upita.
Zaključeno je da je prethodno održana PCM obuka bila korisna i da je čitav ovaj proces objave javnog poziva i mehanizama podrške za OCD kao što su PCM obuka i mentorski sastanci prilika za predstavnike/ce OCD za dodatno učenje kako za pripremu projektnih prijedloga u sklopu ovog javnog poziva, tako i za veće projektne prijedloge za veće fondove. Takođe je naglašeno da bi predstavnici/e organizacija trebali započeti sa izradom projektnog prijedloga što prije, kako bi seza narednu mentorsku sesiju pripremila konkretna pitanja u skladu sa prezentovanom ulogom mentorice. Naglašeno je više puta da je neophodno pročitati Smjernice za aplikante, te važnost realne samo-procjene od strane same OCD u smislu vlastitih kapaciteta i referenci da administrativno i finansijski može upravljati predloženim projektom.
Naredne mentorske
sesije planirane su 23.septembra, 30.septembra i 7.oktobra 2019.godine. Zainteresovani
učesnici/e svoje prijave za mentorsku sesiju mogu dostaviti na e-adresu: alma.odobasic@kakanj.com.ba
[1]Regionalni program lokalnedemokratijenaZapadnomBalkanu (ReLOaD) finansiraEuropskaunija (EU), a provodiRazvojni program Ujedinjenihnaroda (UNDP).
